働き方改革で環境が一変！利用したい給与計算代行について初心者にわかりやすく解説

給与計算代行サービスとは、本来は各企業の経理や労務管理・人事などの専門担当部署が従事するべき従業員の給料計算を外部事業者にアウトソーシングすることです。給与計算代行サービスが普及を遂げつつある理由は働き方改革と密接に関連があるからです。働き方改革は従業員の多様な就業の在り方を広く許容し、就業環境を改善しながら労働生産性を向上させることを意識して各社の就業の在り方の変化をせまるものです。給与計算は特に繁忙期では激務で、現場の負担が大きいことも改善する必要性を強く意識させることになりました。

給与計算代行で依頼できる業務の範囲

給与計算代行は、毎月の給与計算等の作業を外部に委託するサービスのことです。給与計算業務には毎月の給与計算、賞与や各種手当、社会保険料額の改定更新、年末調整、住民税徴収手続きなど、１年を通して様々な業務があります。給与計算代行を依頼する会社によって様々ですが、基本的に依頼できる業務の範囲は、給与・賞与計算、年末調整です。場合によっては、社会保険の資格取得・喪失の手続きなどまで依頼する場合もあります 給与計算は、金額が変動するため毎月計算の必要な残業代や社会保険料、雇用保険料、所得税、住民税の計算を行います。給与計算に合わせて、賞与の計算も委託ができます。賞与は残業代などの計算が必要ないとはいえ、社会保険料や所得税の計算などは発生するため、給与と賞与は合わせて委託するケースがほとんどです。 給与計算関係の業務で特に手間のかかるのが年末調整業務です。年に１回の業務ではありますが、忙しい年末時期に年末調整業務に時間を割くには、負担です。扶養控除申告書類の取りまとめや申告書内容のチェック、従業員からの問合せ対応、市町村や税務署へ届け出る給与支払報告書、法定調書といった各種必要書類の作成など、従業員から集める書類や報告する書類も多く手間がかかります。 従業員が増加すればするほど、業務負荷は増えるため、給与計算を依頼する場合は年末調整業務まで含めて依頼をすると業務軽減につながります。

給与計算代行を利用するメリットとは？

給与計算代行を利用するメリットですが、どちらかというと定型的な業務である給与の計算を外部に委託することで、社員はコアな業務に集中してもらうことができる点が挙げられます。給与計算代行では、例えばボーナスの計算とか年末調整なども対応できますが、これらは1年のうちで発生する時期が決まっており、その時期だけ特に忙しいということもあるかもしれません。業務量の多寡に社内だけでは適切に対応できず、重要な案件が後回しになってしまったり、忙しくてミスが頻発するようなこともあったりします。このような突発的な仕事を依頼することもできますので、業務の平準化に役立つ利点もあるわけです。もちろん外部に依頼する以上はコストがかかりますが、状況によって多少の差は発生するものの、一般的に言えばその金額は経理担当者自身の給料と比較しても高くないというか、逆に驚くほど安いことも多く、この点でも給与計算代行を利用するメリットがあります。

給与計算代行を依頼するのは大手が安心？

かなり多くの社員を雇っている大企業を経営している場合、全ての社員の給料を把握しておくことは非常に困難だと言われているので、トラブルなくしっかりと支払えるようにしていくためにも大手の給与計算代行サービスを受けるのが最も良い選択になります。 意外と給与計算代行サービスの存在について知らない方の為に詳しく説明していくと、面倒な給与計算を外部に委託することで問題なくスムーズに給与の支払いができるようになるのでとても便利です。 また、毎月金額が変動的しやすい場合でも、正確な計算が可能でミスも全くないため、残業代や社会保険料・雇用保険料・所得税・住民税を差し引いた額を素早く導き出すことができるようになります。 ただし、あまりにも金額が安い代行サービスに依頼してしまうと計算に間違いがあったりして問題発生の原因になってしまうので、できるだけ口コミなどで評判が高い大手の会社を見つけて依頼することが一番良いことは知っておきましょう。

給与計算代行を利用すべきか社内で行うべきかの見極め方

「給与計算代行を利用すべきか社内で行うべきなのか」、これを正確に判断するのは意外と難しいです。効果があると思って利用してみたら、自社には合っていなかったということも珍しくありません。そこで今回は給与計算代行を利用すべきか社内で行うべきかの見極め方を紹介します。見極めるポイントは主に二つです。「給与計算を行うスタッフが不足している」「専門知識やノウハウを持っている人材が不足している」、この場合は給与計算代行を利用するメリットがあります。給与計算はバックオフィス業務であり、コア業務とは違った側面を持っています。バックオフィス業務はどんなに頑張っても会社の売り上げは伸びないです。売り上げは伸びないですが、会社を経営する上で欠かせない部門なのでスタッフが不足している状態でもやらなければいけません。そんな時に給与計算代行があると会社は助かります。専門知識やノウハウを持っていない場合も同様で、人材育成や人材獲得の手間やコストをカットできます。

給与計算代行で基本となる給与計算とは？

給与計算代行では、その名称のとおり給与計算が仕事の基本となります。各社員の毎月の給料を計算することであって、まずは会社が決めている基本給や各種手当の情報が基になってきます。これに、残業時間数と、残業した場合の割増率のデータが必要で、それらを合わせることで給与額が算定できます。ここまでは比較的簡単ですが、実際の支給にあたっては税金や各種の保険料などを差し引かなければなりません。税や保険に関する知識が必要になります。給与計算代行ではこのように種々のデータや知識をもとに、適切に給与の金額を決めています。算出することが基本ではありますが、できれば各社員の銀行口座に振り込む作業も行ってもらいたいでしょう。さらには、差し引かれた税金や保険料は当然会社のものになるのではなくしっかりと納めるべきところに納めなければなりません。代行会社の業務の中には、そのような納付についても実施してくれるサービスがあります。

労務担当が一人なら給与計算代行を検討すべき

労務担当が担う役割は大きく、仕事の種類も多岐にわたります。業務上の負荷が蓄積する前に、給与計算代行を検討するのが得策です。従業員の数にもよりますが、一人ではカバーしきれないのが実情です。限界に達してからだと、対応が遅れて取り返しのつかない事態になりかねません。支給日までに給与計算が終了していないと、不払いの状態になってしまいます。そうなると法律的なトラブルに発展するケースもあるため、予防策を講じておくことがとても重要です。給与計算代行を依頼しておけば、このような遅延が生じることを防ぎやすくなります。また、その分だけ労務担当は余裕を持てるため、他の重要な業務に集中してもらうことも可能です。もちろん依頼する場合は費用がかかるので、あらかじめ予算を組むことが欠かせません。そのため、一人ですべてを担っている状態なら、早急に検討をスタートしたほうが良いでしょう。先手を打つことが問題の軽減につながるからです。

ミスなどのトラブルを減らすための給与計算代行

給与計算は企業にとって重要な業務の一つですが、正確性や法令遵守の厳密さからミスが生じる可能性もあります。そのため、最近では多くの企業が給与計算業務を外部に委託する給与の計算代行サービスを利用しています。 給与計算代行サービスは、専門的な知識と経験を持ったスタッフが業務を担当します。彼らは労働法や税法などの法令に精通し、最新の規則や変更にも迅速に対応できます。そのため、給与計算に関連するミスやトラブルを最小限に抑えられます。給与計算は細かな計算や複雑な手続きを伴います。人為的な誤りや漏れがあると、従業員の給与に誤りが生じ、信頼性や満足度の低下につながる可能性があります。給与計算代行サービスは専用のシステムやソフトウェアを使用し、自動化されたプロセスによって正確な給与計算を行います。これにより、給与に関するトラブルや誤りを減らせます。給与計算は膨大なデータ入力や複雑な手続きを伴います。自社で給与計算を行う場合、多くの時間と労力が必要となります。給与計算代行サービスを利用することで、企業はその時間と労力を他の重要な業務に集中できます。また、給与計算代行サービスはデータの入力や給与明細の作成、社会保険や税金の手続きなどを一括して行ってくれるため、手間を省けます。

労務担当が他の業務を兼任しているなら給与計算代行を検討

大企業の場合にはそれぞれの業務に対し専門のスタッフが存在しており、その業務に集中していることが多いのですが、中小企業なので絶対的な社員数が少ない場合などは、労務担当が他の業務を兼任していると言うケースも少なくありません。この場合には業務内容によっては本来の給与計算等がおろそかになってしまうこともあり、様々なところで問題を発生させてしまうことがあるため注意をすることが必要です。 このような場合には給与計算代行を利用するのは1つの良い方法であり、労務担当の負荷を軽減するとともに給与計算の正確性や迅速性を保つことができます。給与計算代行ではさらにこのような場合では十分に対応することが難しい最新の法改正への適用や、その他の細かな対応を迅速に行うことが出来るのもポイントです。 労務担当者が他の業務を兼任している場合には、その負担を軽減するためにも給与計算代行を検討することが良い方法となります。また社内リソースを有効に活用できると言う意味でも、効果的な方法です。

給与計算代行で繁忙期を無理なく乗り切る

給与計算代行を利用することで、繁忙期を無理なく乗り切ることも可能になります。給与計算代行では、基本的な委託内容は毎月の各社員の給与計算であって、これは恒常的に発生するものですから1年の中で忙しい時期と暇な時期とに分かれるわけではありません。しかし、委託可能な内容はこれだけではなく、例えばボーナスの計算とか、年末調整の対応などもオプション的に含まれるのが一般的です。ボーナスは7月と12月に支給される企業が多いですから、その前の1か月くらいの間は経理担当者は忙しくなります。年末調整に関しても、11月から12月あたりが大変な時期でしょう。とくにこれらの時期には日常的に残業が発生するとか、他の重要な仕事が後回しになっているという会社は少なくないかもしれません。給与計算代行を利用すれば、このような仕事は外注先が実施しますので社内で悲鳴を上げることがなくなります。もちろん外注先では繁忙期対応は必須ですが、それは彼らの経営者が対処すべき問題です。